Пустой Inbox или у меня нет входящих сообщений

Лет 8 назад у нас на работе один из программистов провел презентацию, которая называлась Empty Inbox, во время которой он рассказывал, как управляет своими E-Mail сообщениями и какой придерживается политики. А политика у него простая – в папке входящих не должно быть никаких сообщений. 

Если вы оставляете все письма в ящике Inbound (входящие), то вы работаете с почтой не эффективно и обязательно теряете, или упускаете из виду важные сообщения. 

На работе часто бывают различные шаблонные письма, которые мы регулярно игнорируем и просто удаляем. В почтовых клиентах уже давно есть возможность настроить автоматическое удаление сообщений по какому-то шаблону, которым может выступать отправитель или текст в строке темы, но почему-то мало народу пользуется этим. 

На работе часто бывают различные массовые рассылки, которые попадают во входящие. Я каждый день получаю штук 10 сообщений разного типа, которые обязательно уходят в удаленные, даже без попытки прочитать их, потому что они обычно никаким образом не касаются меня, это просто массовые рассылки какой-то общей информации, которые нужны сотрудникам поддержки или маркетингу. Если ты не хочешь удалять письма автоматически, потому что боишься все же что-то пропустить или удалить важное, то можно создать в почтовом клиенте папку Noise и настроить автоматическое перемещение в неё шума, который ты ежедневно удаляешь вручную. У меня в шум улетают письма от TFS. 

В почтовых клиентах есть возможность настроить правила, которые будут автоматически отправлять эти сообщения в определенные папки. У меня есть одна папка Noise, которую я использую для подобных шаблонных сообщений. Начните отслеживать, какие сообщения вы никогда не читали, не читаете и не собираетесь читать в будущем и как только замечаете, что есть сообщения определенного типа, которые вы не читаете, то настройте фильтр, который будет отправлять этот шум в папку Noise. Дальше уже раз в неделю можно проверять эту папку и чистить вручную.

Главная здесь выгода в том, что вы не отвлекаетесь каждый раз, когда этот шум падает в ваш почтовый ящик. Каждый раз, когда вы отвлекаетесь на мусорные сообщения, вы тратите время. Человек не может как компьютер моментально переключатся между задачами, создавая псевдо многозадачность. Если вы отвлеклись на мусорное сообщение, то скоре всего зависните и пойдёте проверять социальные сети, новости и что там творится в мире с коронавирусом. Мысли улетают и вернутся в рабочий ритм не всегда легко. 

Производители ОС начали устраивать в системы возможности типа «не беспокоить» или «сфокусироваться», не знаю как там в русской редакции их назвали. 

Лично я редко включаю этот режим, поэтому что бывают более важные запросы прилетают по почте, которые имеют более важный приоритет. Вместо этого я стараюсь настроить свою рабочую обстановку так, чтобы ничего не особо важного не отвлекало меня.

Когда вы настроили почтовый клиент так, что весь мусор удаляется сразу, а весь шум улетает в специальную папку, начинаем смотреть, что у вас уже есть в папке Входящие. Я часто вижу народ, у кого во входящих тысячи сообщений, которые лежат там только на всякий случай. Письма «на всякий случай» не должны находится во входящих, тут должны быть только те e-mail сообщения, которые требуют от вас каких-то действий. 

У меня в почтовом клиенте помимо папки Noise есть ещё:

Need attention – если мне что-то пришло, что может пригодиться, я перемещаю в эту папку. Например, сломался билд или изменился какой-то процесс. Именно немедленных действий от меня не требуется – письмо улетает в эту папку. Если вдруг от меня понадобятся действия, я знаю, где найти это письмо. 

Business – сюда улетает все, что касается моего бизнеса, в том числе и электронные счета за различные покупки, которые потом списываются на бизнес

Registers – какие-то регистрации, билеты на концерты и т.д.

Work related – что-то, что касается работы и я хочу сохранить это на долго

Есть ещё несколько специализированных папок, таких как имена клиентов. Вся переписка с которыми у меня сохраняется на всякий случай, но она хранится в отдельных папках, а не во Входящих. Есть ещё Read Later, но если честно, я ещё не разу не заглядывал в эту папку и не читаю, что я там сохранил.

Постоянное перемещение хоть немного нужных писем в папку Need Attention и Work Related сделали эти папки достаточно большими, в смысле в них достаточно много писем. Вы скажете – если много писем будет попадать в эти папки, то я не буду в них заглядывать и вы будете правы. Я действительно обычно в эти папки не заглядываю, когда я свободен, чтобы почитать, что там было интересного. 

Но в папке Входящие вы тем более не будете заглядывать в письма, которые не находятся среди последних. Все, что ушло с экрана ушло безвозвратно вы не будете это читать. Единственное, для чего эти письма ещё можно было бы сохранить – а вдруг они реально полезны и вы позже вернётесь к ним через поиск. Главное, чтобы они не лежали во входящих, потому что поиск может работать по всем папкам. И главное, чтобы они не были удалены, чтобы почтовый сервер не уничтожил их через определенных срок (зависит от почтового сервиса). 

В папке Inbox у меня никогда не бывает более 5 сообщений и там находится только то, что реально требует от меня внимания. 

Когда я начинаю работать, то беру первое сообщение, из ящика. Когда я прочитал все или выполнил необходимые от меня действия, то письмо удаляется, архивируется или перемещается в одну из папок на хранение. Я никогда не оставляю его в почтовом ящике во входящих, потому что это создаёт шум среди которого я могу потерять что-то важное. 

Если вы оставляете все сообщения во входящих, то точно будете терять или забывать про важные сообщения. 

Если сообщение не требует от вас никаких действий, вы его уже прочитали, ответили на него или выполнили необходимые действия, оно должно уйти из входящих в корзину или в специальную папку для долгосрочного хранения. 

Если вы боитесь удалять сообщения и только ради этого храните их в папке входящих, то это ошибка, особенно, если вы пользуетесь Gmail. 

Gmail может удалять сообщения и архивировать. Если вы настроили свой ящик на удаление сообщений, то они помещаются в корзину, откуда будут автоматически удалены качается через 30 дней. 

Если вы архивируете сообщение, то если я не ошибаюсь, то под капотом просто убирается метка Inbox с этого письма. Оно так же остаётся в вашем ящике и никуда не денется, но просто не лежит грузом во Входящих.

Папка входящих должна использоваться только для тех писем, которые требуют от вас действия и тогда вы никогда не забудьте про них и обязательно выполните необходимое действие.

Если вам приходилось пинать кого-то через неделю, потому что вам не отвечают, значит этот человек не чистит свои входящие. Я ещё ни разу не забывал ответить людям. Бывает, я отвечаю с небольшой задержкой, но делаю это всегда, иначе письмо будет лежать во входящих и бесить меня. 

Да, я тоже получаю сообщения типа: «эй, ты не забыл про меня», но просто это происходит очень редко. Такие сообщения присылают те, кто не может потерпеть и 5 дней, больше задержки ответов от меня почти не бывают, это должно быть что-то очень неординарное, чтобы я так долго держал письмо без ответа. 

Я не боюсь удалять сообщения и вам рекомендую делать это. Когда во входящие упало сообщение, то можно просканировать его глазами и обычно в течении нескольких секунд уже можно будет понять, нужно оно или нет. Если вы получили рекламу, которая не актуальна сейчас, она должна быть удалена. В удаленных она пролежит месяц и этого достаточно, чтобы потерять актуальность. Допустим, что реклама оказалась действительно нужна через несколько дней? Ее ещё можно найти в удаленных, хотя я с таким не сталкивался. 

Если у меня во входящих набирается больше 10 сообщений, то стараюсь как можно быстрее найти минутку и концентрируюсь на разборе писем во входящих. 

Когда я услышал презентацию про Empty Inbox, то сначала не воспринял ее и подумал – какая фигня. Но через неделю обратил внимание на свою папку входящих в Gmail и офигел, там было тысячи сообщений за несколько лет. Я понял, что найти что-то полезное во всем этом хламе невозможно без использования поиска. В течении недели я пытался работать так, чтобы во входящих не появлялись новые сообщения, но тысячи мусорных все же продолжали лежать. 

Я начал тратить по 10 минут в день, чтобы разобрать этот хлам, но через неделю появилась ощущение, что эта работа никогда не кончится и начал ощущать, что из 100 сообщений удаляется 95, а оставшиеся 5 не такие уж и важные. Да, их полезно было бы сохранить, но супер важности не было. 

И тогда я принял кардинальное, но не самое эффективное решение – я решил удалить все сообщения, которые были получены больше года назад. То есть я оставил письма только за последний год. Я понял, что так далеко назад не ищу в почтовом ящике. Если они мне не пригодились за это время, то скорей всего не пригодятся вовсе. 

Тут сработал закон подлости, через месяц после этой чистки мне понадобилось письмо, которое я удалил. Интересно, что в удаленных я его тоже не нашёл. Возможно Гугл уже удалил их, потому что прошло больше месяца, но кажется Google просто так обошёлся с такими старыми письмами. 

Сначала была мысль – надо было просто переместить письма в какую-то папку на временное хранение и не торопиться с удалением. Наверно так и нужно было сделать, но больше мне ни разу не приходилось вспоминать о удаленных письмах. 

Первое время мне тяжело было придерживаться правила пустого ящика входящих, потому что тогда я работал на Sony и в той работе мне каждый день приходило столько сообщений, а работы было на столько много, что не было времени просматривать приходящие письма и принимать решение, поэтому ящик все равно регулярно рос. Я несколько раз архивировал все письма во входящих, когда там накапливалась сотня сообщений. На этот раз я не удалял, а именно архивировал. 

Тут я стал замечать, что никогда не заглядываю в этот архив и что пустая папка входящих реально позволяет лучше концентрироваться на работе. Больше не нужно думать – у меня там в ящике много сообщений, которые могут требовать моего внимания. Теперь все было просто – у меня не было таких сообщений во входящих. 

Уже прошло около 7 лет, как я начал использовать правило пустого ящика для входящих и ни разу ещё не пожалел о том, что начал это делать.

---

Внимание!!! Если ты копируешь эту статью себе на сайт, то оставляй ссылку непосредственно на эту страницу. Спасибо за понимание